В любой компании могут возникнуть проблемы с ведением бухгалтерского учета. Одна из важных задач руководителя предприятия при обнаружении недочетов и ошибок — вовремя привести отчетность в порядок в соответствии с Федеральным законом № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете».
Восстановление бухучета в первую очередь необходимо, если компания работала какое-то время без главного бухгалтера, если по разным причинам учет не велся в течение некоторого времени, если инспектор заметил ошибки в отчетах.
Что необходимо делать при восстановлении бухучета?
В первую очередь нужно понять, что за причины привели к ошибкам в бухгалтерии, из-за чего возникли недочеты. Это поможет сориентироваться, какие мероприятия требуются для восстановления бухучета.
Итак, что представляет собой первый этап восстановления бухучета? На этом этапе проводят анализ бухгалтерской базы на предмет ее соответствия отчетности. Второе — сбор документации, ее сортировка и обработка. Третье — выявление недостающих и некорректных первичных документов. Четвертое — проведение внеплановой инвентаризации.
Крайне важно восстановить всю первичную документацию, так как она является основной для создания регистров учета и отчетности. Отсутствие первичной документации — грубейшее нарушение учета, кроме того, в случае возникновения отсроченных судебных претензий со стороны заказчиков или подрядчиков делает компанию полностью уязвимой. Без первичных документов доказать свою правоту в суде и перед государственными органами невозможно.
Нередко в ходе первичной проверки оказывается, что документы почти полностью отсутствуют — пропали при переезде, испортились при хранении. Но самый распространенный случай, когда руководство и сотрудники не отдают себе отчет в важности сохранения первичной документации, и бумаги просто не добираются до бухгалтерии и архива.
Необходимо четкое осознание, что восстановить учет, не имея на руках первичную документацию, невозможно. Еще раз обращаем внимание руководителей, что в соответствии с п. 1 ст. 29 ФЗ необходимо хранить и архивировать первичную документацию, и ответственность за этот процесс лежит на руководителе.
В том случае, если восстанавливать «первичку» все же придется, мы с готовностью организуем для Вас этот процесс с тем, чтобы он прошел максимально дешево и быстро.
В тех исключительных случаях, когда документы пропали в результате форс-мажора — сгорели при пожаре или испортились при затоплении офиса, еще до проведения инвентаризации придется созывать специальную комиссию, чтобы она подтвердила возникновение форс-мажорных обстоятельств. Вполне возможно, потребуется провести опись утраченных документов.
Существует также такое понятие, как оправдательные документы — официальные бумаги от противопожарных или других служб, которые подтверждают форс-мажор и утрату имущества. Их обязательно нужно получить, они понадобятся при возникновении спорных вопросов с налоговыми службами.
